Atualizações Optidata Work – Abril 2025
Atualizações e novas funcionalidades do Optidata Work em Mail, Drive e Calendar. Veja as melhorias e benefícios para o usuário.
Juliano Trentin 
Abril de 2025 trouxe uma série de atualizações importantes para o Optidata Work, aprimorando as experiências no Mail, Drive e Calendar. A seguir, confira todas as novidades, melhorias e benefícios para usuários e equipes.
Feature E-mail
Atualização: Visualização em leitor expandido
Feature de e-mail corporativo 100% segura. Lá, o usuário tem acesso à caixa de entrada do seu e-mail corporativo e pode: enviar e receber e-mails, criar caixas personalizadas de acordo com o propósito de cada comunicação, acessar e apagar comunicações marcadas como spam, recuperar mensagens e mais. A feature também apresenta uma interface intuitiva e funcional com proteção avançada, filtragem anti spam e proteção contra ataques e fraudes.
Agora, é possível visualizar os e-mails no leitor expandido. Para abrir, basta dar um clique duplo no e-mail da listagem, em qualquer pasta (exceto Rascunhos), ou clicar no botão de expandir visualização.
Problemas que soluciona
Sobrecarga de informação: em caixas de entrada com muitos e-mails, a visualização expandida ajuda a evitar a sensação de sobrecarga, permitindo que os usuários se concentrem em uma mensagem de cada vez
Benefícios
Leitura facilitada sem divisão de atenção: com a tela expandida, o usuário pode focar sua atenção em um único e-mail, evitando erros e distrações que podem acontecer quando o e-mail é apresentado em uma tela com outras informações.
Alerta de segurança ao clicar em links externos
Descrição
Ao clicar em links externos, uma mensagem de alerta é exibida ao usuário, informando que o link não pôde ser verificado pela Optidata e que, ao prosseguir, ele será redirecionado para fora do Optiwork Mail.
Problemas que soluciona
Risco de malware: links externos muitas vezes podem levar a sites maliciosos que instalam malware. O alerta de segurança pode ajudar a evitar que os usuários acessem esses sites.
Comprometimento da rede corporativa: links inseguros podem comprometer toda a rede corporativa. Com alertas proativos, é possível proteger a infraestrutura da empresa.
Benefícios
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Aumento da conscientização sobre segurança: os alertas ajudam a educar os usuários sobre os riscos associados a links externos, promovendo uma cultura de segurança cibernética dentro da organização.
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Prevenção de phishing: redução no risco de que os usuários sejam vítimas de ataques de phishing, onde os criminosos tentam enganar os usuários para que revelem informações confidenciais.
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Proteção de dados sensíveis: os usuários podem ser mais cautelosos ao clicar em links, protegendo informações sensíveis da empresa e de clientes.
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Decisão informada: o alerta permite que os usuários façam uma escolha consciente sobre prosseguir ou não.
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Redução de incidentes de segurança: redução da quantidade de incidentes de segurança relacionados a e-mails, resultando em menos interrupções nas operações da empresa.
Atualização: Direcionar foco do cursor para destinatários em novo e-mail
Descrição
Ao escrever um novo e-mail, o foco do cursor é direcionado para o campo de destinatário.
Problemas que soluciona
Falha nos envios: se o e-mail não estiver com todos os campos preenchidos corretamente, ele pode não ser recebido pelo destinatário.
Frustração com a interface: o usuário pode ter dificuldades de navegação entre os campos.
Benefícios
Redução de erros: diminuição na chance do usuário esquecer de adicionar destinatários ou inserir informações no campo errado.
Melhora de UX: essa atualização torna a interface ainda mais intuitiva, contribuindo para a fluidez da criação de um e-mail e facilitando a jornada do usuário durante essa ação.
Atualização: Marcar e-mail como importante
Descrição
Agora, é possível marcar e-mails como importante, clicando no ícone de bandeira. Ao clicar na aba “Importante ” no menu lateral, serão exibidas todas as mensagens sinalizadas. Essa funcionalidade não se aplica a mensagens na pasta Rascunhos ou Lixeira.
Problemas que soluciona
Desorganização da caixa de entrada e dificuldade para encontrar e-mails mais antigos: com um grande volume de mensagens, a caixa de entrada pode ficar desorganizada, o que piora a experiência do usuário e pode dificultar a procura por envios ou e-mails recebidos.
Benefícios
Priorização de tarefas/mensagens: marcar um e-mail como importante ajuda o usuário a identificar rapidamente quais mensagens exigem atenção imediata.
Melhor organização e acompanhamento de mensagens: a atualização permite que os usuários mantenham sua caixa de entrada mais organizada, destacando e-mails essenciais e minimizando a sobrecarga de informações.
Melhor gestão do tempo: ao identificar rapidamente os e-mails que demandam resposta ou ação, os usuários podem gerenciar melhor seu tempo, focando no que realmente importa.
Customização da experiência: a atualização permite que cada usuário personalize sua experiência de e-mail de acordo com suas necessidades e preferências.
Atualização: Adicionar link do Call
Descrição
Ao clicar no botão “Adicionar Optiwork Call Link”, um link de chamada é inserido diretamente no corpo do texto.
Problemas que soluciona
Esquecimento ou atrasos pela falta do link
Benefícios
Agilidade e facilidade de contato: o usuário tem acesso imediato ao link e pode iniciar chamadas instantaneamente.
Atualização: Mostrar dados do evento do calendário
Descrição
Na listagem de e-mails, agora é um ícone de identificação de eventos. Além disso, as respostas a convites e cancelamento de eventos estão sendo exibidas em um novo formato.
Problemas que soluciona
Esquecimento ou atrasos pela falta de informações sobre o evento.
Benefícios
Visualização clara e rápida do evento: o usuário tem acesso às principais informações do evento como início, fim, organizador e convidados.
Menos esquecimentos e atrasados: com todas as informações do evento no e-mail, a probabilidade de atrasos ou esquecimentos cai consideravelmente.
Atualização: Salvar anexos do Drive
Descrição
Agora é possível salvar os anexos dos e-mails diretamente no drive. Ao clicar em “Salvar todos os anexos no Drive”, todos os arquivos serão armazenados na pasta selecionada. Se o usuário preferir salvar um anexo individualmente, basta clicar no botão “Salvar no Drive” ao lado do arquivo desejado.
Problemas que soluciona
Perda de tempo para salvar cada arquivo e fazer o upload individual no drive.
Perda de arquivos: o arquivo pode se perder em meio a tantos e-mails da caixa de entrada, impactando na produtividade do usuário.
Benefícios
Praticidade e agilidade: não há necessidade de abrir outra aba para entrar no drive, salvar os arquivos e então fazer o upload no drive. Todo esse processo é feito com apenas um clique em “Salvar todos os anexos no Drive”.
Organização: a possibilidade de salvar os arquivos direto do e-mail contribui para a organização de conteúdos, diminuindo a possibilidade de perda de arquivos.
Atualização: Rascunhos de e-mails
Descrição
Agora, o Mail conta com a funcionalidade de rascunhos. Eles são exibidos tanto na pasta específica de rascunhos quanto dentro das conversas de e-mails.
Problemas que soluciona
Interrupção inesperada durante a escrita e receio de perder o conteúdo já escrito: queda de energia, travamento ou qualquer outro tipo de imprevisto que encerra o Mail.
Erro por envio apressado: envios sem anexo, sem assinatura ou com erros gramaticais.
Benefícios
Salvamento automático evita a perda de conteúdos: acidentes como fechar a aba, travamento do navegador ou queda de energia podem acontecer e, sem o rascunho, o conteúdo estaria perdido. A funcionalidade evita retrabalho e diminui a frustração do usuário.
Organização de ideias: é possível começar um e-mail, tirar um tempo para revisá-lo ou fazer uma pausa e depois retomar de onde parou.
Atualização: Filtros por e-mails lidos, não lidos e importantes nas pastas
Descrição
Agora é possível filtrar os e-mails em cada pasta por lidos, não lidos e importantes.
Problemas que soluciona
Dificuldade de encontrar e-mails pendentes de resposta ou importantes: sem o filtro, o usuário precisa gastar um longo tempo para encontrar um e-mail, dependendo de quando ele foi recebido.
Desorganização da caixa de entrada e perda de e-mails importantes: se o usuário recebe um volume alto de e-mails todos os dias, é muito fácil que eles se percam e que sua caixa de entrada fique completamente desorganizada.
Benefícios
Organização e agilidade na visualização: além de facilitar para que os e-mails sejam encontrados com mais rapidez, permite que a caixa de entrada seja organizada da melhor forma de acordo com as necessidades do usuário.
Atualização: Filtros para organização dos e-mails
Descrição
O usuário pode criar filtros personalizados para organizar a caixa de e-mail de forma automática.
Problemas que soluciona
Mesmos problemas apresentados na tabela acima, sobre a atualização de “Filtros por e-mails lidos, não lidos e importantes nas pastas”.
Benefícios
Personalização da caixa de entrada: o usuário tem liberdade para organizar sua caixa de entrada de acordo com as suas demandas e especificidades.
Atualização: Interagir com convites do Calendar
Descrição
O usuário pode responder a um convite do Calendar diretamente pelo e-mail do evento.
Problemas que soluciona
Baixa adesão às reuniões: convites que demandam muitos passos podem ser ignorados.
Experiência interrompida ou fragmentada: o usuário precisa sair do e-mail, ou seja, sair do fluxo que estava para aceitar a reunião em outro aplicativo ou tela.
Falta de visibilidade para o organizador: sem uma resposta registrada, o organizador não tem visibilidade de quais serão os participantes.
Benefícios
Evita esquecimentos: ao responder imediatamente, o usuário reduz o risco de “deixar para depois” e acabar esquecendo de confirmar ou participar.
Agilidade na resposta: o usuário consegue confirmar ou recusar uma reunião com apenas um clique, sem precisar abrir outros aplicativos ou páginas.
Mais clareza para quem organiza: respostas rápidas ajudam o organizador da reunião a saber com antecedência quem vai participar, permitindo ajustes no planejamento.
Atualização: Abrir link direto para a pasta ou arquivo
Descrição
Ao clicar no arquivo anexado ao e-mail de notificação, o usuário é direcionado para o arquivo. O link recebido no e-mail leva o usuário à página de itens compartilhados, com o arquivo ou pasta compartilhada já aberta em tela.
Problemas que soluciona
Perda de tempo na execução de múltiplas etapas para abertura de um link compartilhado.
Benefícios
Agilidade e otimização de tempo: com apenas um clique, o usuário já é direcionado para o arquivo compartilhado, o que contribui para uma jornada fluida e ágil, sem a necessidade de múltiplas etapas e trocas de aba.
Feature Drive
Descrição Geral Drive para armazenamento, colaboração e organização com segurança máxima. A ferramenta permite o gerenciamento de arquivos na nuvem, compartilhamento com colegas, acesso de qualquer lugar do mundo e controle de permissões de acesso.
Atualização: Configuração para limpeza de lixeira e controle de versões
Descrição
Agora é possível definir o período de retenção de arquivos na lixeira e a quantidade máxima de versões armazenadas.
Problemas que soluciona
Risco de manter arquivos sensíveis por tempo demais: arquivos apagados, mas não excluídos da lixeira podem continuar acessíveis por mais tempo do que deveriam, gerando riscos de segurança.
Gasto excessivo de armazenamento com versões antigas: arquivos com muitas versões pequenas (como documentos colaborativos) podem ocupar espaço exagerado se não houver um limite.
Benefícios
Mais controle sobre o armazenamento: permite ao usuário ou administrador definir políticas de retenção que evitam o acúmulo excessivo de arquivos na lixeira ou versões desnecessárias.
Otimização de espaço: ao limitar versões e esvaziar a lixeira automaticamente, o drive consome menos armazenamento, especialmente útil em planos com limite de espaço.
Redução de custos: evita a necessidade de comprar mais espaço apenas por causa de lixo acumulado ou histórico excessivo de versões.
Melhoria na performance do sistema: menos arquivos inúteis ou versões antigas armazenadas ajudam o sistema a funcionar de forma mais leve e rápida.
Atualização: Aprovação de documentos
Descrição
Agora é possível solicitar a aprovação de documentos para outros usuários.
Problemas que soluciona
Desorganização nos processos de revisão e aprovação: sem uma funcionalidade específica, os usuários dependem de e-mails ou mensagens soltas para pedir aprovação.
Atrasos causados por notificações dispersas: ao concentrar as solicitações de aprovação no drive, o usuário tem uma visão clara e priorizada do que precisa aprovar sem a necessidade de acesso a múltiplas plataformas ou abas.
Benefícios
Agilidade na aprovação de documentos: o fluxo se torna mais rápido, já que o destinatário pode aprovar ou recusar diretamente pela notificação, sem precisar abrir o arquivo ou navegar pelo drive.
Centralização das decisões: as aprovações ficam registradas em um único lugar (central de notificações), o que facilita o acompanhamento e reduz o risco de perda de informações importantes.
Mais controle e rastreabilidade: o sistema registra quem aprovou, quando aprovou e qual era o conteúdo, trazendo mais segurança e transparência para processos colaborativos.
Redução de retrabalho: com a aprovação formalizada, o risco de alterações em documentos já validados ou enviados antes da hora diminui consideravelmente.
Atualização: Sinalizar arquivos importantes e rastrear uso
Descrição
A opção de sinalizar arquivos como importantes foi adicionada. Quando um usuário marca essa opção, ele recebe uma notificação na central de notificações sobre as atividades do arquivo.
Problemas que soluciona
Dificuldade em acompanhar alterações em arquivos compartilhados: em ambientes colaborativos, é comum perder o controle de quem alterou o quê e quando.
Excesso de verificação manual: sem notificações, o usuário precisa abrir arquivos regularmente para ver se houve mudanças.
Benefícios
Acompanhamento em tempo real: com notificações automáticas, o usuário fica por dentro de qualquer alteração, comentário ou movimentação no arquivo sinalizado.
Redução do risco de perda de mudanças importantes: com alertas centralizados, nenhuma atualização relevante passa despercebida.
Melhoria no trabalho colaborativo: em equipes ou contextos onde múltiplos usuários editam arquivos em conjunto e nem sempre avisam quando algo muda, a atualização contribui para um acompanhamento mais preciso.
Atualização: Auditoria de anexos em outras aplicações
Descrição
Uma informação de auditoria é gerada ao adicionar arquivos do Drive como anexos nas aplicações Chat, Mail, Projects e Social. Essa informação é exibida tanto no menu de auditoria do próprio arquivo, como na central de auditoria do painel de administração.
Problemas que soluciona
Dificuldade de identificar usos indevidos: sem registros, o compartilhamento de documentos sensíveis poderia passar despercebido em e-mails, chats ou projetos.
Falhas de segurança: quando há suspeita de vazamento ou uso incorreto de arquivos, a falta de rastreabilidade dificulta a identificação do responsável e a sua origem.
Risco de não conformidade com políticas internas ou legislações (como LGPD): a ausência de auditoria detalhada dificulta a prestação de contas em auditorias.
Benefícios
Facilidade para auditorias internas e externas: com histórico unificado, é possível comprovar como os documentos foram utilizados, por quem, e em quais contextos.
Maior transparência no uso de arquivos: sempre que um arquivo for anexado em outras aplicações, o registro é automaticamente gerado, permitindo o rastreamento completo da movimentação.
Atualização: Central de segurança
Descrição
Foi criada a central de segurança do Optiwork. Nessa página, administradores podem habilitar 2FA globalmente e solicitar a troca de senha dos usuários.
Problemas que soluciona
Risco em caso de credenciais vazadas: sem autenticação em duas etapas, um invasor com senha e e-mail pode ter acesso total.
Dificuldade de aplicar políticas de segurança em larga escala: administradores precisam orientar manualmente os usuários ou contar com a adesão individual.
Benefícios
Aumento da proteção contra acessos indevidos: com a ativação do 2FA para todos os usuários, a conta fica mais segura, mesmo em caso de vazamento de senhas.
Resposta rápida a incidentes: a possibilidade de forçar a troca de senha permite reagir de forma imediata em caso de suspeitas de comprometimento.
Conformidade com políticas internas e normas de segurança: facilita a aplicação de boas práticas exigidas por certificações e legislações como ISO, LGPD e GDPR.
Atualização: Central de notificações
Descrição
A central foi reformulada e conta com novas funcionalidades: visualizar notificações organizadas nas categorias “Para mim” e “Geral”, notificações não lidas são destacadas para facilitar a visualização, marcar notificações como lidas dando um clique sobre a notificação.
Problemas que soluciona
Risco de perder alertas importantes: sem destaque para as não lidas, mensagens críticas podem passar despercebidas em meio a notificações antigas.
Benefícios
Acompanhamento de tarefas e solicitações: a nova estrutura ajuda a garantir que nenhuma notificação relevante passe despercebida, especialmente em ambientes com alto volume de mensagens.
Feature Calendar
Descrição Geral Agenda integrada e inteligente criada para organizar compromissos e garantir um controle preciso dos prazos, aumentando a eficiência diária.
Atualização: Lembrete de eventos/Notificação de eventos
Descrição
Os lembretes de eventos são enviados 10 minutos antes do início de cada evento e são exibidos em todas as aplicações que o usuário tiver abertas.
Problemas que soluciona
Esquecimento de reuniões importantes, falta de organização e atrasos recorrentes: o esquecimento de reuniões é bem comum no dia a dia, principalmente em dias cheios. Isso pode acontecer pela falta de uma rotina apropriada, acúmulo de demandas ou despreparo.
Impacto negativo na imagem profissional: chegar atrasado ou despreparado pode prejudicar a reputação do usuário e, inclusive, contribuir para uma possível advertência ou demissão.
Benefícios
Melhor gerenciamento de tempo: a funcionalidade contribui para a pontualidade, evita atrasos ou esquecimento e ainda dá ao usuário um tempo de “respiro” para se preparar para a sua próxima agenda.
Atualização: Personalizar lembretes de eventos
Descrição
Os usuários podem selecionar quando o lembrete de um evento será disparado, escolhendo entre as opções disponíveis. Caso prefiram, também é possível desativar a notificação para o evento.
Problemas que soluciona
Notificações em horários inadequados: lembretes fixos não atendem a todos os contextos e podem chegar cedo ou tarde demais, impactando na organização do usuário.
Falta de controle: o usuário pode sentir que não tem controle da própria agenda.
Benefícios
Experiência mais personalizada e maior autonomia para o usuário: o usuário pode personalizar os lembretes de acordo com suas preferências.
Atualização: Adicionar grupos em eventos
Descrição
É possível adicionar grupos diretamente aos eventos. Os grupos disponíveis para seleção são aqueles criados no painel de administração.
Problemas que soluciona
Adição manual de participantes a um evento: se o evento tem muitos convidados, o processo de convite manual pode levar horas.
Esquecer participantes: o convite manual pode levar ao esquecimento de participantes importantes, o que não só impacta na produtividade da reunião, como também pode gerar um desconforto no usuário que foi esquecido.
Benefícios
Praticidade e agilidade: a adição de grupos aos eventos contribui para um convite rápido e sem erros. Se existe um grupo com todos os membros do time de marketing, por exemplo, não será mais necessário adicionar cada usuário por vez.
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